Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Świadczenie usług
hotelowych i restauracyjnych na potrzeby konferencji
pn. „27th International Conference on Methods and Models in Automation and Robotics MMAR 2023”

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: ZACHODNIOPOMORSKI UNIWERSYTET TECHNOLOGICZNY W SZCZECINIE

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 320588161

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: al. Piastów 17

1.5.2.) Miejscowość: Szczecin

1.5.3.) Kod pocztowy: 70-310

1.5.4.) Województwo: zachodniopomorskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL424 - Miasto Szczecin

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: dzp@zut.edu.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.zut.edu.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - uczelnia publiczna

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Inna działalność

Nauka i edukacja

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Tak

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Świadczenie usług
hotelowych i restauracyjnych na potrzeby konferencji
pn. „27th International Conference on Methods and Models in Automation and Robotics MMAR 2023”

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-b1d085a3-b37d-11ed-b8d9-2a18c1f2976f

2.5.) Numer ogłoszenia: 2023/BZP 00109276

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2023-02-24

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Nie

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.13.) O zamówienie mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, którzy spełniają warunki określone w art. 361 ustawy – usługi społeczne: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: 1. Składanie Zamawiającemu oferty (a także jej wycofanie) odbywa się przy użyciu
Platformy e-Zamówienia, pod adresem: https://ezamowienia.gov.pl (zakładka „Oferty/wnioski”).
2. Maksymalny łączny rozmiar plików stanowiących ofertę lub składanych wraz z ofertą to 250 MB.
3. Komunikacja pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą w postępowaniu, w sprawach innych niż składanie oferty np. składanie
Zamawiającemu wniosków o wyjaśnienie SWZ odbywać się będzie drogą elektroniczną przy użyciu:
1) Platformy e-Zamówienia, za pośrednictwem formularzy do komunikacji dostępnych w zakładce „Formularze” („Formularze do
komunikacji”) lub
2) poczty elektronicznej: starnawski@zut.edu.pl.
4. Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji”, o których mowa w ust 3 pkt 1 powyżej,
wynosi 150 MB (wielkość ta dotyczy plików przesyłanych jako załączniki do jednego formularza). Maksymalny rozmiar plików
przesyłanych za pośrednictwem poczty elektronicznej to 100 MB.

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: 1. Wykonawca chcący wziąć udział w
postępowaniu, musi posiadać konto podmiotu Wykonawca” na Platformie e-Zamówienia. Szczegółowe informacje na temat
zakładania kont podmiotów oraz zasady i warunki korzystania z Platformy e-Zamówienia określa Regulamin Platformy e
Zamówienia, dostępny na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl. 2. Przeglądanie i pobieranie publicznej treści
dokumentacji postępowania nie wymaga posiadania konta na Platformie e-Zamówienia
ani logowania.
3. Sposób sporządzenia i przekazania ofert, innych oświadczeń i dokumentów wymaganych w niniejszym postępowaniu na
podstawie SWZ musi być zgody z wymaganiami określonymi w:
1) rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dn. 30.12.2020r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz
wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie
zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. z 2020r. poz. 2452), zw. dalej „rozporządzeniem w spr. wymagań dla dokumentów
elektronicznych”,
2) rozporządzeniu Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dn. 23.12.2020r.
w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od
wykonawcy (Dz. U. z 2020 r. poz. 2415).
4. Ofertę oraz inne oświadczenia i dokumenty, o których mowa w § 2 ust. 1 rozporządzenia w spr. wymagań dla dokumentów
elektronicznych, sporządza się w postaci elektronicznej, w formatach danych określonych w przepisach rozporządzenia Rady
Ministrów z dnia 12.04.2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i
wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych.
5. Ofertę oraz inne oświadczenia i dokumenty, o których mowa w § 2 ust. 1 rozporządzenia w sprawie wymagań dla dokumentów
elektronicznych składa się, pod rygorem nieważności w formie elektronicznej (tj. przy użyciu kwalifikowanego podpisu,
elektronicznego) lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.
6. Dokumenty, inne niż wymienione w § 2 ust. 1 rozporządzenia w spr. wymagań dla dokumentów elektronicznych, sporządza się w
postaci elektronicznej:
1) w formatach danych określonych w przepisach rozporządzenia w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności (i przekazuje się
jako
załącznik) lub
2) jako tekst wpisany bezpośrednio w treści wiadomości e-mail lub w treści „Formularza do komunikacji”. 7. Jeżeli przekazywane
dokumenty elektroniczne, zawierają informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu
przepisów ustawy z dnia 16.04.1993r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, Wykonawca w celu utrzymania w poufności tych
informacji, przekazuje je w wydzielonym i odpowiednio oznaczanym pliku, wraz z jednoczesnym zaznaczeniem w nazwie pliku
„Dokument stanowiący tajemnicę przedsiębiorstwa”.
8. Formularze do komunikacji (na Platformie e-Zamówienia) umożliwiają dołączenie załącznika do przesyłanej wiadomości (przycisk
„dodaj załącznik”).
9. Możliwość korzystania z „Formularzy do komunikacji” w pełnym zakresie wymaga posiadania konta „Wykonawcy” na Platformie e
Zamówienia oraz zalogowania się na Platformie e-Zamówienia. Do korzystania z „Formularzy do komunikacji” służących do
zadawania pytań dotyczących treści SWZ wystarczające jest posiadanie tzw. konta uproszczonego na Platformie e-Zamówienia.
10. Wskazana w sekcji III.3.5) ogłoszenia poczta e-mail po stronie Zamawiającego jest standardową pocztą elektroniczną (Office365
lub też znana pn. Microsoft365).
11. Minimalne wymagania techniczne dotyczące sprzętu używanego w celu korzystania z usług Platformy e-Zamówienia oraz
informacje dotyczące specyfikacji połączenia określa Regulamin Platformy e–Zamówienia.
12. Korzystanie z Platformy e-Zamówienia możliwe jest po zaakceptowaniu Regulaminu.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Klauzula informacyjna RODO została podana w załączniku nr 1 SWZ (zob. również dział II
SWZ)

3.16.) RODO (ograniczenia stosowania): Zgodnie z klauzulą informacyjną RODO (załącznik nr 1 SWZ)

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: ZP/WE/1638/2022/2023

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiotem niniejszego zamówienia jest świadczenie usług hotelowych i towarzyszących
na potrzeby organizowanej przez Zamawiającego czterodniowej (w dniach od 22.08.2023 r.
do 25.08.2023 r.) konferencji naukowej pn. konferencji naukowej pn. „27th International Conference on Methods and Models in Automation and Robotics MMAR 2023” (zwanej dalej „Konferencją”). Maksymalna liczba uczestników konferencji to 150 osób. Ramowy program Konferencji podaje załącznik nr 2 SWZ.
2. W zakres przedmiotu niniejszego zamówienia wchodzą takie podstawowe rodzaje usług, podlegających wykonaniu w okresie trwania Konferencji, jak:
1) Zapewnienie i udostępnienie 15 pokoi hotelowych, w tym 5 pokoi jednoosobowych
i 10 dwuosobowych w dniach: 21.08.2023 r., 22.08.2023 r., 23.08.2023 r., 24.08.2023 r. oraz 25.08.2023 r. (dla organizatorów konferencji) wraz z serowaniem im śniadań stosownie do ust. 3 poniżej;
2) Zapewnienie gotowości udostępnienia dodatkowo 60 pokoi hotelowych, w tym 20 pokoi jednoosobowych i 40 pokoi dwuosobowych dla innych zainteresowanych uczestników Konferencji w dniach: 22.08.2023 r., 23.08.2023 r., 24.08.2023 r. oraz 25.08.2023 r. Możliwość rezerwacji wskazanych wyżej pokoi powinna obowiązywać przynajmniej
w okresie od 01 czerwca do 07 lipca 2023 r. z zastrzeżeniem dodatkowych postanowień ust. 6 poniżej;
3. Śniadania dla uczestników Konferencji korzystających z usług noclegowych o których mowa
w ustępie 2 pkt 1) winny być w dniach: 22.08.2023 r., 23.08.2023 r., 24.08.2023 r., 25.08.2023 r. każdorazowo w formie „stołu szwedzkiego” (należy zapewnić możliwość skomponowania, oprócz dań z udziałem mięsa, również dań wegetariańskich lub wegańskich).

4. Zapewnienie usług restauracyjnych dla wszystkich uczestników konferencji (maksymalnie 150 osób) w ramach których dla każdego należy zapewnić:
1) Obiady - w dniach: 23.08.2023 r., 24.08.2023 r. i 25.08.2023 r. w formie „ szwedzkiego stołu” (należy zapewnić możliwość skomponowania, oprócz dań z udziałem mięsa, również dań wegetariańskich lub wegańskich),
2) Kolacje - w dniach 22.08.2023 r. oraz 23.08.2023 r., przy czym w dniu 22.08.2023 r. kolacja w formie „grill party” a w dniu 23.08.2023 r. kolacja w formie „bankietu” (należy zapewnić możliwość skomponowania, oprócz dań z udziałem mięsa, również dań wegetariańskich lub wegańskich),
3) „Przerwy kawowe” – w dniach 22.08.2023 r., 23.08.2023 r., 24.08.2023 r., 25.08.2023 r. – w formie bufetu kawowego dostępnego w przerwach obrad (zgodnie z terminarzem określonym w ramowym planie konferencji przedstawionym w Załączniku nr 2 SWZ),
z dostępnością (zawartość bufetu) do napojów: kawa, herbata, woda, soki, cukier, mleko do kawy/napój roślinny oraz ciasto i/lub ciastka;
5. Zapewnienia Sal na potrzeby administracji i obrad Konferencji, znajdujących się w kompleksie hotelu, w którym zostaną zakwaterowani uczestnicy Konferencji (tj. Hotelu Konferencyjnym, o którym mowa w ust. 10 poniżej):
1) Sali konferencyjnej (jako miejsca obrad Konferencji) na co najmniej 150 osób (dla krzeseł w ustawieniu teatralnym), wyposażonej w odpowiednie multimedia do prowadzenia prezentacji;
2) Sali konferencyjnej (jako miejsca obrad Konferencji), na minimum 60 osób (dla krzeseł
w ustawieniu teatralnym), wyposażonej w odpowiednie multimedia do prowadzenia prezentacji;
3) Sali do obsługi administracyjnej Konferencji o powierzchni co najmniej 30m2, wyposażonej w stoły i krzesła (ustawienie U) dla 20 osób;
6. Zapewnienia na cały okres Konferencji powierzchni hotelowych przeznaczonych
do wykorzystania na 1 stanowisko wystawiennicze (o powierzchni ok. 10 mkw)
dla sponsora Konferencji (przy stoisku winien znajdować się stół, dwa krzesła
oraz miejsca na postawienie rollupa do urządzenia ekspozycji). Stoisko wystawowe,
o których mowa powyżej musi być zlokalizowane w bezpośrednim położeniu sali/sal konferencyjnych, o których mowa w 5 powyżej oraz/lub pomieszczeń
(lub pomieszczeń bezpośrednio przyległych do miejsc) przeznaczonych na przerwy kawowe,
o których mowa w ust. 4 pkt 3) powyżej.
7. Zapewnienia co najmniej 30 miejsc parkingowych dla pojazdów osobowych Uczestników Konferencji w tym zapewnia co najmniej 6 miejsc w dniu 21.08.2023 r. oraz co najmniej 30 miejsc parkingowych w dniach 22.08.2023 r. do 25.08.2023 r.
8. Szczegółowo rodzaj i zakres usług składających się na przedmiot niniejszego zamówienia oraz liczbę uczestników Konferencji, dla których te usługi maja być wykonane - podaje
§ 2 ust. 2 Wzoru Umowy (załącznik nr 5 SWZ).
9. Wymagany minimalny okres gotowości do zapewnienia pokoi hotelowych,
tj. usługa, o której mowa w ust. 2 pkt 2) powyżej podaje § 4 ust. 2 Wzoru Umowy. Ewentualne, podlegające wykonaniu następczo w stosunku do usługi, o której mowa w ust. 2 pkt 2) powyżej, usługi jak udostępnienie (wynajem) wskazanych tam pokoi i zakwaterowanie w nich zainteresowanych uczestników Konferencji (z ewentualnymi usługami towarzyszącymi,
w szczególności usługami w postaci serwowanego dla nich śniadania) nie stanowią przedmiotu niniejszego zamówienia. Zamawiający nie gwarantuje, że uczestnicy Konferencji będą zainteresowania skorzystaniem z pokoi hotelowych, o których mowa w ust. 2 pkt 2) powyżej (szczegółowe postanowienia w tym zakresie podaje § 4 Wzoru Umowy.
10. Zamawiający wymaga aby wszystkie usługi, o których mowa w ust. 2 – 8 powyżej składające
się na przedmiot niniejszego zamówienia odbywały się w minimum czterogwiazdkowym jednym budynku hotelu (lub kompleksie budynków hotelowych w ramach zwartej jednej lokalizacji) położonym albo w granicach administracyjnych miasta Międzyzdroje albo granicach administracyjnych miasta Świnoujście (według wyboru Wykonawcy), który to hotel (lub kompleks budynków hotelowych w ramach zwartej jednej lokalizacji) będzie o potencjale techniczno-organizacyjnym zdolnym do należytego wykonania usług stanowiących przedmiot niniejszego postępowania, w szczególności zdolnym do zapewnienia pokoi hotelowych o rodzaju i liczbie wskazanej w ust. 2 pkt 1) i 2) powyżej [i § 2 ust. 2 pkt 1) i 2) Wzoru Umowy], pomieszczeń wymaganych na podstawie ust. 5 powyżej [§ 2 ust. 2 pkt 3) Wzoru Umowy]
oraz usług restauracyjnych, o których mowa w ust. 4 powyżej [§ 2 ust. 2 pkt 4) Wzoru Umowy] dla wskazanej tam liczby 150 osób, jako maksymalnej możliwej liczby uczestników Konferencji. Ponadto hotel jak wyżej (zwany dalej „Hotelem Konferencyjnym”) musi być dostosowany
do potrzeb osób z niepełnosprawnością ruchową (tj. widna, podjazdy, itp.) oraz posiadać wewnątrz Hotelu Konferencyjnego lub bezpośrednio przy tym Hotelu parking spełanijący wymagania określone w ust. 6 powyżej i § 3 ust. 3 Wzoru Umowy. Zamawiający nie dopuszcza możliwości oferowania wykonania usług, o których mowa w ust. 2 – 9 powyżej w ramach dwóch lub większej liczby budynków hotelowych położonych w różnych lokalizacjach na terenie Świnoujścia lub Międzyzdrojów w celu łączenia ich potencjału do spełniania wyżej wskazanych wymagań Hotelu Konferencyjnego. Tym samym Hotelem Konferencyjnym, w których
ma być wykonana całość usług, o których mowa w ust. 2 – 9 powyżej może być wyłącznie hotel w jednym budynku (lub kompleksie budynków hotelowych w ramach zwartej jednej lokalizacji)
położony albo w Świnoujściu albo Międzyzdrojach.
11. Warunki wykonania zamówienia, w tym szczegółowy zakres świadczeń składających
na przedmiot niniejszego zamówienia - zawierają postanowienia Wzoru Umowy.

4.2.6.) Główny kod CPV: 55100000-1 - Usługi hotelarskie

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Tak

4.2.9) Rodzaj i maksymalna wartość opcji oraz okoliczności skorzystania z opcji:

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: od 2023-08-22 do 2023-08-25

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny, kosztu oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 80

Kryterium 2

4.3.5.) Nazwa kryterium: Koszt

4.3.6.) Waga: 10

Kryterium 3

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

4.3.5.) Nazwa kryterium: Warunki potwierdzenia rezerwacji

4.3.6.) Waga: 10

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Nie

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: Dowody na okoliczność, że
Wykonawca spełnił łącznie przesłanki, o których mowa w art. 110 ust. 2 ustawy PZP – przy czym tylko w przypadku, gdy w
odniesieniu do Wykonawcy składającego ofertę (a w przypadku Oferty wspólnej składanej przez Wykonawców wspólnie
ubiegających się o zamówienie, w odniesieniu do tego Wykonawcy, do którego) ma miejsce sytuacja, o której mowa w art. 110 ust. 2
ustawy PZP w zakresie podstaw wykluczenia, o których mowa w art. 108 ust. 1 pkt 1, 2 i 5 ustawy PZP.

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Tak

7.2.) Informacje na temat zaliczek:

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Nie

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2023-03-07 12:00

8.2.) Miejsce składania ofert: Składanie Zamawiajacemu ofert w niniejszym postepowaniu ( a także ich wycofanie) dopuszczonej jest wyłacznie za pomocą narzędzia (systemu) informatycznego Urzędu Zamówień Publicznych pod nazwą e-Zamówienia , dostępnego na stronie https://ezamowienia.gov.pl/pl.

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2023-03-07 12:30

8.4.) Termin związania ofertą: do 2023-04-05

SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE